La presente informativa è resa da H-International School S.r.l. con sede legale in Via Olivetti 1, 31056 – Roncade (TV), C.F. P.IVA 03888620261 (di seguito “H-IS”) per descrivere il trattamento dei dati personali dei visitatori e degli utenti (collettivamente, “Utenti”) del sito internet https://courses.h-farm.com (il “Sito”) di titolarità di H-IS, nonché – in caso di iscrizione ai servizi offerti da H-IS – il trattamento dei dati personali tramite l’App Summer Academy (di seguito “App”). Le informazioni contenute nel presente documento sono fornite in conformità al Regolamento UE 2016/679 – GDPR, al D.lgs. 196/2003 e ss.mm.ii. e dei provvedimenti emanati dalle Autorità competenti in materia di protezione dei dati personali.

H-IS potrà modificare la presente informativa per adeguarla a futuri ampliamenti o future modifiche del Sito, dell’App e/o dei servizi offerti. Nel caso di modifiche sostanziali, H-IS pubblicherà un avviso sul Sito e/o via e-mail per segnalare le variazioni e raccogliere una eventuale richiesta di esercizio dei diritti riconosciuti dalla normativa in materia di tutela dei dati personali.

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il titolare del trattamento dei dati personali degli Utenti raccolti tramite il Sito è H-IS. Il titolare può essere contattato ai seguenti indirizzi: summeracademy@h-farmschool.com o presso la sede di H-IS in Via Olivetti 1, Roncade - 31056 (TV).

2. DATI RACCOLTI E FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

2.1 Dati di navigazione
Ad ogni accesso al Sito, i sistemi registrano automaticamente e analizzano i dati di accesso (e.g. indirizzo IP del provider, informazioni sul browser utilizzato, pagine visitate, data, ora e durata di ciascuna visita). Le informazioni sono raccolte automaticamente dal Sito e non richiedono alcuna azione da parte dell’Utente.

Cookies

Sul Sito sono utilizzati cookies e strumenti tecnologici assimilabili per raccogliere e conservare dati relativi all’utilizzo, all’accesso o all’interazione attraverso il Sito. Per ulteriori informazioni relative all’utilizzo dei cookies, si rinvia alla cookie policy estesa presente sul Sito.

2.2 Dati comunicati dagli Utenti
Attraverso la compilazione dei form “Contattaci” presenti sul Sito, o inviando una richiesta a H-IS tramite i recapiti indicati sul Sito, gli Utenti comunicano a H-IS alcuni dati personali quali, a titolo esemplificativo: nome, cognome, indirizzo e-mail, contatto telefonico (facoltativo), provenienza (facoltativa), età ed eventuali altre informazioni inserite volontariamente dall’Utente nel box messaggio.

I dati assolutamente necessari al fine di eseguire le attività di volta in volta richieste sono contrassegnati con un asterisco.

Gli Utenti sono invitati a non comunicare a H-IS dati personali di terzi, a meno che non sia necessario (ad esempio, nel caso in cui l’Utente sia un genitore che richiede maggiori informazioni sulla H-FARM Summer Academy nell’interesse del figlio minore): in questo caso, ricordiamo che è compito dell’Utente assolvere gli adempimenti di legge in materia di tutela dei dati personali e, in particolare, informare i terzi della comunicazione e raccoglierne, se del caso, il consenso.

2.3 Dati necessari per l’acquisto di corsi H-FARM Summer Academy
Il Sito, nell’ipotesi di acquisto di un corso/school/laboratorio nell’ambito della Summer Academy, nonché nel caso di trasmissione di specifiche richieste degli Utenti, richiede a questi ultimi di comunicare specifici dati personali dell’acquirente, quali:

(a) nome, cognome, e-mail, telefono, indirizzo di residenza, data di nascita e codice fiscale dell’Utente che effettua l’acquisto, documento di identità (i “Dati di Fatturazione”);
(b) nome, cognome, genere, età (o fascia di età), data di nascita, del partecipante alla H-FARM Summer Academy, documento di identità e tessera sanitaria (i “Dati del partecipante”);
(c) inoltre, H-IS richiede altresì la comunicazione di dati relativi a eventuali necessità alimentari specifiche, bisogni medici, allergie e intolleranze alimentari e/o la sussistenza di bisogni educativi certificati (ad esempio, la dislessia) o altre informazioni utili/necessarie per rendere il soggiorno del partecipante il più piacevole possibile (i “Dati Sensibili”).

 2.4 Dati necessari per la sicurezza di partecipanti e locali

Le immagini registrate attraverso il sistema di videosorveglianza presente nelle aree perimetrali esterne e presso ogni edificio della Scuola (le “Immagini”). Le zone videosorvegliate sono segnalate con apposita cartellonistica visibile prima dell’accesso all’area interessata. Per maggiori informazioni sulle caratteristiche del trattamento effettuato tramite i sistemi di videosorveglianza, si invita a consultare l’informativa estesa sulla videosorveglianza, presente al sub Allegato 1.

I dati, se contrassegnati con un asterisco, sono necessari al fine di finalizzare la richiesta di iscrizione alla H-FARM Summer Academy da parte dell’Utente.

Raccomandiamo agli Utenti di comunicare solo dati aggiornati, pertinenti e non eccedenti le specifiche finalità del trattamento.

Eventuali dati non necessari saranno immediatamente cancellati o anonimizzati.

I dati di navigazione (par. 2.1), i dati comunicati dagli Utenti (par. 2.2) e i dati necessari per l’acquisto di corsi/school/lab H-FARM Summer Academy (par. 2.3), sono indicati di seguito, congiuntamente, anche solo “Dati”.

3. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

I Dati saranno trattati da H-IS, in stretta conformità alla normativa applicabile e alle indicazioni dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, per le seguenti finalità.

3.1 Dati di navigazione
I dati di navigazione saranno utilizzati:

(i) al fine di monitorare il corretto funzionamento del Sito;
(ii) in forma anonima e aggregata, per finalità statistiche legate alla comprensione di come il Sito viene utilizzato dagli Utenti, per migliorare la facilità di accesso e aumentarne l’attrattività,
(iii) nonché per rilevare eventuali problemi tecnici il prima possibile.

Detti trattamenti trovano la propria base giuridica nel legittimo interesse di H-IS al miglioramento dei propri servizi digitali, soprattutto in relazione alla fruizione del Sito.

3.2 Rispondere a richieste di contatto
I Dati forniti inviando una richiesta ad H-IS mediante la compilazione dell’apposito form presente alla sezione “Contattaci” del Sito saranno trattati per rispondere alle richieste di informazioni sui corsi/school/lab H-FARM Summer Academy trasmesse dall’Utente e, eventualmente, per dare assistenza agli Utenti di H-IS.

Tali dati, se contrassegnati con un asterisco, sono necessari al fine di dare seguito e rispondere alle richieste degli Utenti.

Il trattamento, pertanto, trova la sua base giuridica nella necessità di dare esecuzione a misure precontrattuali su richiesta dell’interessato.

3.3 Acquisto di corsi H-FARM Summer Academy e frequentazione degli stessi
I Dati di Fatturazione raccolti in fase di checkout sul gateway di pagamento prescelto (si veda par. 4, lett. A dei Termini e Condizioni di utilizzo del servizio H-IS), saranno trattati per procedere con l’acquisto del corso/school/lab H-FARM Summer Academy di H-IS e consentire il pagamento delle quote richieste all’Utente.

Per ciascun provider, si rinvia ai termini e condizioni di utilizzo della relativa piattaforma e alle informazioni sul trattamento dei dati personali di ciascun provider.

I Dati di Fatturazione e i Dati del partecipante raccolti mediante la compilazione  dei campi richiesti in fase di acquisto dei corsi sul Sito saranno trattati, previa accettazione dei Termini e Condizioni di utilizzo del servizio di H-IS e del Regolamento Summer Academy 2026.  Seguirà la raccolta di informazioni necessarie per consentire la migliore fruizione del servizio da parte del partecipante e per finalizzare la fase di iscrizione e contrattualizzazione tramite form Zoho.

Il conferimento di tali dati è necessario per perfezionare l’acquisto dei corsi H-FARM Summer Academy: pertanto, in caso di rifiuto o di mancata comunicazione dei dati richiesti, non sarà possibile per H-IS dare seguito alle richieste dell’Utente e fornire il servizio richiesto.

Tale trattamento trova la propria base giuridica nella necessità di dare esecuzione a un contratto di cui l’interessato è parte (il contratto sottoscritto tra H-IS e l’Utente con l’accettazione dei Termini e Condizioni relativi alla partecipazione al corso), a misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato e nell’adempimento ad obblighi di legge.

I Dati Sensibili raccolti tramite il form di iscrizione sono trattati unicamente per consentire al partecipante alla H-FARM Summer Academy di prendervi parte in modo proficuo e di consentire a H-IS di mettere a sua disposizione adeguati supporti all’apprendimento nonché eventuali servizi connessi (es. mensa) nel rispetto della salute del partecipante, a seconda delle specifiche necessità segnalate.

I Dati Sensibili, insieme ai Dati di acquisto e ai Dati del partecipante, saranno poi conservati all’interno dell’infrastruttura Zoho che comprende tutte le società qui elencate (“Zoho”). L’archiviazione e la gestione dei Dati Sensibili avvengono dunque tramite i servizi offerti dalla società Zoho previa accettazione della relativa privacy policy, in quanto sistema utilizzato da H-IS per la gestione amministrativa e organizzativa dell’esperienza. I Dati saranno trattati e conservati per consentire a H-IS di gestire le necessità alimentari, mediche ed educative del partecipante al corso H-FARM Summer Academy.

Il trattamento dei Dati Sensibili tramite Zoho trova la propria base giuridica nella necessità di tutelare un interesse vitale del partecipante, nonché nel consenso esplicito del partecipante maggiorenne, o dell’esercente la responsabilità genitoriale nel caso di partecipante minorenne, al momento della compilazione del form di iscrizione e acquisto del corso/school/lab H-FARM Summer Academy presso H-IS.

Successivamente l’Utente iscritto alle attività svoltesi presso il Campus di Roncade, potrà scaricare l’app Summer Academy tramite AppStore o PlayStore.
L’App, sviluppata e gestita dalla società Toddle, consentirà all’Utente/Consumatore – su base facoltativa – di avere a portata di mano le informazioni organizzative, i dati di contatto dello staff, e di ricevere foto, progetti e attestati finali dell’esperienza. Tutte le informazioni relative al trattamento dei dati personali tramite la suddetta App sono contenute nella privacy policy di Toddle, che l’Utente/Consumatore potrà visionare al primo accesso all’App, con la possibilità di fornire contestualmente – o in un secondo momento – il consenso al trattamento dei dati facoltativi, inclusi, ove applicabile, quelli appartenenti alle categorie particolari di cui all’art. 9 del Regolamento (UE) 679/2016.

Per ulteriori informazioni sull’uso di cookie e sul trattamento dei dati personali tramite l’App, si invita l’Utente a consultare l’informativa privacy resa disponibile da Toddle.

3.4 Ricezione newsletter
I Dati forniti per iscriversi alla newsletter di H-IS, mediante la compilazione dell’apposito form presente alla sezione “Iscriviti alla nostra newsletter”, saranno trattati, previo consenso dell’Utente, per permettere di beneficiare del servizio di newsletter e, quindi, per l’invio della newsletter a contenuto commerciale e promozionale (che sarà trasmessa via e-mail) concernente l’attività di H-IS e le novità più importanti ad essa relative, i corsi/school/lab proposti dalla medesima, nonché fiere ed eventi cui H-IS parteciperà.

La comunicazione dei Dati avviene su base volontaria: l’eventuale rifiuto comporterà l’impossibilità, per H-IS, di inviare la newsletter all’Utente ma non pregiudicherà la navigazione su Sito e/o l’acquisto di corsi/school/lab.    

Il trattamento dei Dati per l’invio di newsletter a contenuto commerciale trova la propria base giuridica nel consenso dell’interessato (Utente).

In qualsiasi momento gli Utenti potranno revocare il consenso prestato e cancellare la propria iscrizione al servizio di newsletter, seguendo la procedura indicata in ciascuna newsletter o inviando una specifica comunicazione a H-IS, all’indirizzo indicato nel seguente articolo 6, manifestando la volontà di disiscrizione dal servizio di newsletter di H-IS.

3.5 Garantire la sicurezza degli studenti e dei locali aziendali.

4. COMUNICAZIONE E DESTINATARI DEI DATI

I Dati potranno essere conosciuti e comunicati, per finalità specifiche, alle seguenti categorie di soggetti:

1. dipendenti e/o collaboratori/collaboratrici appositamente designate quali persone autorizzate al trattamento (quali in via esemplificativa i preposti alla funzione amministrativa, contabile e ai sistemi informativi);

2. educatori/educatrici e altri collaboratori/collaboratrici che lavorano per H-IS e sono direttamente coinvolte nell’organizzazione e gestione dei corsi/school//lab al fine di fornire adeguato supporto al partecipante nel rispetto delle sue esigenze educative e personali;

3. società controllate e collegate a H IS;

4. i Dati potranno inoltre essere comunicati anche al medesimo gruppo cui la Scuola appartiene per fini amministrativi interni. Il trattamento avverrà sulla base del legittimo interesse del Titolare, avendo altresì valutato la ragionevole aspettativa degli interessati

5. per l’invio della newsletter 

6. per consentire l’accesso e la fruizione alle funzionalità dell’App di H-IS, dalla società Toddle (solo per gli iscritti alle attività svoltesi presso il Campus di Roncade), in qualità di fornitore dell’App e responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, e dai dipendenti e collaboratori/collaboratrici di Toddle debitamente istruiti/e a trattare dati personali in conformità alla normativa applicabile;

7. per la gestione amministrativa, l’acquisizione dei dati tramite form e la conservazione dei Dati Sensibili, dalla società Zoho Corporation B.V., con sede in Beneluxlaan 4B, 3527 HT Utrecht, The Netherlands, che comprende tutte le società qui elencate (“Gruppo Zoho”), la quale opera anch’essa quale responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, insieme a dipendenti e collaboratori/collaboratrici del Gruppo Zoho debitamente istruiti/e.

8. con riferimento ai Dati Sensibili, soggetti pubblici e privati coinvolti nelle relative attività organizzative e di gestione e/o fornitori di servizi accessori e necessari per tutelare le esigenze specifiche dei partecipanti (ad es. necessità alimentari)

9. Alla H-International School Vicenza S.r.l. con sede legale in Borgo Santa Lucia 51, 36100 – Vicenza (VI), C.F./P.IVA 02797260243 e alla H-International School Rosà S.r.l., con sede legale in Via Segafredo F. 50, 36027– Rosà (VI), C.F./P.IVA 02351400243, relativamente ai dati personali e sensibili degli iscritti alle attività che si svolgono rispettivamente presso il Campus di Vicenza e presso il Campus di Rosà. H-International School Vicenza S.r.l. con sede legale in Borgo Santa Lucia 51, 36100 – Vicenza (VI), C.F./P.IVA 02797260243 e H-International School Rosà S.r.l., con sede legale in Via Segafredo F. 50, 36027– Rosà (VI), C.F./P.IVA 02351400243 operano come  responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, insieme a dipendenti e collaboratori/collaboratrici. Tutte le informazioni relative al trattamento dei dati personali sono contenute nelle privacy policy di H-International School Vicenza e H-International School Rosà.

Tali soggetti – ad eccezione dei soggetti di cui alla lettera A che operano, per conto del titolare, in qualità di designati al trattamento – tratteranno i Dati, a seconda dei casi, in qualità di titolari autonomi, o di responsabili del trattamento; in quest’ultimo caso, tali soggetti agiranno in forza di specifico incarico scritto loro conferito da H-IS.

L’elenco completo dei destinatari dei Dati è conservato presso la sede di H-IS ed è disponibile su richiesta, che potrà essere inoltrata ai recapiti indicati al successivo punto 7.

5. LUOGO DEL TRATTAMENTO E TRASFERIMENTO ALL’ESTERO DEI DATI

Il trattamento dei dati sarà effettuato presso le sedi di H IS e i dati saranno conservati presso server e/o archivi situati all’interno o all’esterno dell’Unione Europea.

Il trasferimento al di fuori dell’Unione Europea potrà avvenire solo ed esclusivamente in Paesi che offrono una protezione dei dati personali analoga a quella garantita dal diritto dell’UE o, in ogni caso, previa adozione di garanzie adeguate di cui all’art. 46 del GDPR volte ad assicurare un livello di protezione dei dati analogo a quello garantito all’interno dell’Unione Europea.

6. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO e TEMPI DI CONSERVAZIONE DEI DATI

I Dati saranno trattati mediante strumenti manuali e informatici nel rispetto delle misure di sicurezza tecniche, informatiche e organizzative adottate da H-IS.

I dati di navigazione non persistono per più di 7 (sette) giorni e vengono cancellati immediatamente dopo la loro aggregazione (salve eventuali necessità di accertamento di reati da parte dell’Autorità Giudiziaria competente).

I Dati di Fatturazione saranno conservati su Zoho e trattati per il periodo necessario ad adempiere agli obblighi in materia fiscale, contabile e regolamentare connessi alla vendita dei corsi/school/lab H-FARM Summer Academy e, dunque, per un periodo pari a 10 anni dalla raccolta da parte di H-IS.

I Dati del partecipante e i Dati Sensibili saranno conservati su Zoho e trattati per tutta la durata del corso/school/lab H-FARM Summer Academy e per i 24 mesi successivi al termine delle attività educative/formative per finalità di archivio. L’account verrà disattivato nel caso in cui non vengano eseguiti accessi per un periodo superiore a 36 mesi dalla data di effettuazione dell’ultimo acquisto.

I Dati raccolti per rispondere a richieste dell’Utente e per l’invio della newsletter, saranno conservati e trattati fino a 24 mesi dalla ricezione dell’ultima richiesta di contatto e, nel caso in cui l’Utente abbia acconsentito alla ricezione della newsletter, dalla prestazione del consenso.

7. DIRITTI DELL’UTENTE E DATI DI CONTATTO

L’Utente potrà, in qualsiasi momento e nei limiti in cui i diritti siano applicabili:

1. ottenere l’accesso ai propri dati personali;

2. chiedere la rettifica, la cancellazione o la limitazione del trattamento dei dati personali;

3. ove applicabile, ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali che lo riguardano forniti a H-IS, nonché chiedere che tali dati siano trasmessi a un altro titolare del trattamento (diritto alla portabilità dei dati personali);

4. ove applicabile, revocare il consenso, in qualsiasi momento e senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento basata sul consenso precedentemente prestato;

5. proporre reclamo all’Autorità garante per la protezione dei dati personali, o ricorso all’Autorità giudiziaria competente.

Le richieste di esercizio dei diritti di cui sopra dovranno essere inviate ad uno dei seguenti recapiti:

●  via e-mail, all’indirizzo: summeracademy@h-farmschool.com;

●  via raccomandata a/r, a H-International School S.r.l., 31056 – Roncade (TV), Via Olivetti 1.

Agli stessi indirizzi potranno essere rivolte anche le richieste relative ai destinatari dei Dati, nonché le richieste di chiarimenti sulla presente informativa.

8. LINK AD ALTRI SITI WEB

La presente informativa sul trattamento dei dati personali viene fornita esclusivamente in relazione ai Dati raccolti attraverso il Sito e con riferimento alle finalità individuate nel punto 3, e non anche per eventuali altri siti web consultati e/o consultabili tramite link e/o widget (es. social network): questi ulteriori siti web tratteranno i Dati in qualità di autonomi titolari e in conformità alle rispettive informative, la cui consultazione da parte degli Utenti viene espressamente raccomandata.     

ALLEGATO 1 ALL’INFORMATIVA RELATIVA AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
VIDEOSORVEGLIANZA

H-Farm S.p.A., con sede legale in via Sile 41, Roncade (TV), 31056, C.F. e P.IVA 03944860265, H-Farm Education S.r.l., con sede legale in via Sile 41, Roncade (TV), 31056, C.F. e P.IVA 04594110266, e H-International School S.r.l., con sede legale in via Adriano Olivetti 1, Roncade (TV), 31056, C.F. e P.IVA 03888620261, di seguito collettivamente denominate “Contitolari” o le “Società”, e ciascuna “Parte” o “Contitolare”, gestiscono congiuntamente il sistema di videosorveglianza presso il Campus Centrale di Roncade situato a Roncade (TV), in Via Sile 4, 6, 41 e 51, Via Piovega 23, e via Adriano Olivetti 1 (il “Campus”).

A tal proposito, ai sensi dell’art. 26 del GDPR, i Contitolari hanno disciplinato – in modo trasparente, mediante un accordo di contitolarità del trattamento (l’“Accordo”) – le rispettive responsabilità in merito all’osservanza degli obblighi derivanti dal GDPR, con particolare riguardo all’esercizio dei diritti dell’interessato e le rispettive funzioni di comunicazione delle informazioni di cui agli artt. 13 e 14 del GDPR. Il contenuto essenziale dell’Accordo è disponibile in calce alla presente informativa.

Le telecamere dell’impianto di videosorveglianza sono collocate nel perimetro esterno, all’ingresso e in alcune aree interne degli edifici del Campus (sistemate secondo la mappa presente al seguente link: https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1QicrEuNAPqJHohmipvx5bBgU6qsrNJbR): sono in funzione 24 ore su 24 e possono, pertanto, riprendere chiunque acceda al perimetro dell’area degli edifici, alle reception, alle entrate e alle uscite (anche di emergenza) nonché in alcune aree specifiche interne (ad esempio il corridoio ove solo collocati alcuni armadietti). Le immagini possono includere dipendenti, dirigenti, studenti – anche minori – dei Contitolari, così come i visitatori che si trovino a transitare nel raggio d’azione delle telecamere. L’impianto è installato per rilevare solo le immagini indispensabili per la sicurezza e le telecamere sono orientate verso le aree ritenute maggiormente esposte ai rischi di furto e/o danneggiamento o dove detti fenomeni si sono già verificati in precedenza (limitando l’angolo delle riprese ed evitando, per quanto possibile, immagini dettagliate).
Le telecamere, tutte visibili, sono segnalate da appositi cartelli, redatti secondo le indicazioni di cui al “Provvedimento in materia di videosorveglianza” adottato dal Garante Privacy in data 8 aprile 2010 e le Linee guida 3/2019 del Comitato europeo per la protezione dei dati sul trattamento dei dati personali attraverso dispositivi video adottate il 29 gennaio 2020, e sono posizionate in modo tale da limitare l’angolo visuale all'area effettivamente da proteggere.

1. Contitolari del trattamento
Ai fini di cui all’Informativa, i contitolari del trattamento sono le Società che gestiscono il sistema di videosorveglianza presso il Campus, come sopra definite.
Responsabile della protezione dei dati
Il Responsabile della protezione dei dati o Data Protection Officer (DPO) nominato dai Contitolari è LCA Servizi S.r.l. e può essere contattato ai seguenti recapiti:
- Via della Moscova, 18, 20121, Milano;
- e-mail: dpo@h-farm.com; o
- all’indirizzo PEC: lcaservizi@pec.lcaservizi.it.

2. Dati trattati
I Contitolari trattano i dati personali – come le immagini raccolte attraverso il sistema di videosorveglianza di coloro che accedono ai locali dei Contitolari situati nel Campus – ivi compresi coloro che transitano anche accidentalmente nel raggio d’azione delle telecamere, in stretta conformità alla normativa applicabile alla protezione dei dati personali, nonché alle indicazioni e ai provvedimenti dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali. Tali dati personali sono congiuntamente definiti come i “Dati”.

3. Finalità e base giuridica del trattamento
I Contitolari trattano i Dati secondo le seguenti finalità e basi giuridiche:
Legittimo interesse (Sicurezza aziendale)
I Dati saranno trattati al solo fine di garantire la sicurezza delle persone e degli immobili nei locali aziendali e per finalità di prevenzione di danni e pregiudizi che i Contitolari dovessero subire a causa di attività illecite effettuate nella propria sede volte – anche indirettamente – ad arrecare un danno alla stessa (quali, a titolo esemplificativo, furti, rapine, danneggiamenti, sabotaggi degli impianti, atti vandalici, etc.).
Le videoriprese, che possono contenere i Dati, vengono trattate al medesimo fine e, quindi, vengono visionate solo in caso di necessità (e.g. a seguito di un accesso non autorizzato alla sede dei Contitolari, o di furti, per identificare il trasgressore) e possono, in questo contesto, essere trasmesse a organi di polizia e autorità pubbliche per perseguire gli autori di illeciti e garantire la tutela, anche giudiziaria, dei diritti.
Tale trattamento trova la propria base giuridica nel legittimo interesse dei Contitolari alla sicurezza del patrimonio aziendale, e, in seguito al bilanciamento effettuato dai Contitolari, risulta prevalente rispetto all’interesse dei visitatori a non essere identificabili, tenuto conto della mera eventualità dell’identificazione, nonché delle misure organizzative e di sicurezza adottate dai Contitolari a tutela degli interessati.
Il trattamento così descritto è necessario: l’eventuale rifiuto, parziale o totale, di conferire i Dati per tali finalità comporterà l’impossibilità di accedere ai locali aziendali e/o agli spazi e alle aree circostanti.

4. Destinatari dei Dati

I Dati saranno trattati da persone autorizzate al trattamento, alle quali i Contitolari o il singolo Contitolare hanno impartito adeguate istruzioni operative con particolare riferimento alle misure di sicurezza adottate, assegnando credenziali di autenticazione che permettono di effettuare, a seconda dei compiti attribuiti ad ognuno, unicamente le operazioni di propria competenza. A tali soggetti è limitata la possibilità di visionare non solo in sincronia con la ripresa, ma anche in tempo differito, le immagini registrate dall’impianto di videosorveglianza, nonché di effettuare operazioni di cancellazione o duplicazione.

I terzi destinatari dei Dati – titolari autonomi del trattamento o debitamente designati quali responsabili del trattamento – appartengono alle seguenti categorie:
A. soggetti esterni operanti in qualità di titolari autonomi quali, a titolo esemplificativo, Autorità ed organi di vigilanza e controllo ed in generale a soggetti, anche privati, legittimati a richiedere i Dati (come ad esempio consulenti contabili, consulenti legali), Pubbliche Autorità che ne facciano espressa richiesta per finalità amministrative o istituzionali, secondo quanto disposto dalla normativa vigente nazionale ed europea;
B. soggetti estranei ai Contitolari che forniscono servizi agli stessi (ad esempio: fornitori di servizi informatici per la gestione di database anche di contatti e di e-mail, società di vigilanza e società che offrono servizi di installazione, assistenza e manutenzione degli impianti di videosorveglianza, provider di servizi digitali e consulenti informatici che rendono assistenza tecnica alle Società); questi soggetti hanno ricevuto uno specifico incarico come responsabili del trattamento dei dati e i loro nominativi sono disponibili su richiesta ai Contitolari, utilizzando i recapiti indicati al successivo Paragrafo 7.

5. Periodo di conservazione dei Dati
Le registrazioni dell’impianto di videosorveglianza saranno conservate per il periodo massimo di 48 ore. Alla scadenza di detto periodo, le registrazioni saranno cancellate automaticamente, mediante sovraregistrazione, rendendo non riutilizzabili i dati cancellati.
I Dati saranno conservati per periodi maggiori, solo nel caso in cui sia necessario per consentire accertamenti da parte delle forze di polizia e delle pubbliche autorità, oltreché a fini di tutela giudiziaria.

6. Trasferimento dei dati in paesi terzi
Nell’ambito dei trattamenti in questione relativi ai Dati degli interessati, i Contitolari non effettueranno trasferimenti al di fuori dell’Unione Europea.
Ove ciò dovesse avvenire, il Contitolare che trasferirà i dati adotterà garanzie adeguate in conformità alla normativa di legge e regolamentare applicabile in materia di protezione dei dati personali, al fine di assicurare che i suoi Dati siano adeguatamente protetti: in particolare, tali trasferimenti avverranno, in base alle singole casistiche, previa verifica delle clausole contrattuali tipo (Standard Contractual Clauses) approvate dalla Commissione Europea ai sensi dell’art. 46, par. 2, lett. c) e d) del GDPR o delle norme vincolanti per l’impresa di cui all’art. 47 del GDPR o, in assenza, in forza di una delle misure derogatorie di cui all’art. 49 del GDPR.

7. I diritti dell’interessato
I soggetti ripresi dal sistema di videosorveglianza dei Contitolari, quali interessati (ossia, soggetti a cui si riferiscono i Dati), sono titolari di diritti conferiti dal GDPR. In particolare, ai sensi degli artt. 15-22 del GDPR, gli interessati hanno il diritto di chiedere e ottenere, in qualunque momento, l’accesso ai propri dati personali, informazioni sul trattamento effettuato e, ove applicabile, la rettifica e/o l’aggiornamento dei dati personali, la cancellazione e la limitazione del trattamento. Inoltre, hanno anche il diritto di opporsi al trattamento e di chiedere, nei casi previsti, la portabilità dei dati (cioè, ricevere i dati personali in un formato strutturato di uso comune, leggibile da dispositivi automatici). Infine, gli interessati hanno sempre il diritto di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento (ciò, in ogni caso, non pregiudicherà la liceità dei trattamenti effettuati sulla base del consenso reso prima della revoca) e di proporre reclamo ad un’autorità di controllo (in Italia: il Garante per la Protezione dei Dati Personali).
I diritti di cui sopra potranno essere esercitati in ogni momento, mediante semplice richiesta alle Società da trasmettere:
·   via posta, all’indirizzo Via Sile 41, Roncade (TV); oppure
·   indirizzo e-mail: legal@h-farm.com

CONTENUTO ESSENZIALE ACCORDO DI CONTITOLARITÀ tra H-Farm S.p.A.,

H-Farm Education S.r.l. e H-International School S.r.l., ai sensi dell’art. 26 del Regolamento (UE) 2016/679 (il “GDPR”)

H-Farm S.p.A., H-Farm Education S.r.l. e H-International School S.r.l. (di seguito i “Contitolari”), hanno sottoscritto un accordo di contitolarità (l’“Accordo”) con il quale hanno determinato congiuntamente le finalità e le modalità di trattamento delle immagini degli studenti, dei dipendenti, dei collaboratori, dei dirigenti e dei visitatori (gli “Interessati”) registrate tramite i sistemi di videosorveglianza installati presso il Campus Centrale di Roncade situato a Roncade (TV), in Via Sile 4, 6, 41 e 51, Via Piovega 23, e via Adriano Olivetti 1 (il “Campus”).
In particolare, l’Accordo – il cui contenuto essenziale è descritto di seguito – disciplina:

1. le categorie di dati personali raccolti e trattati in esecuzione dell’Accordo, ossia le immagini registrate attraverso il sistema di videosorveglianza di coloro che accedono ai locali del Campus, ivi compresi coloro che transitano anche accidentalmente nel raggio d’azione delle telecamere (congiuntamente i “Dati Personali”);

2. le modalità di acquisizione e gli strumenti di trattamento dei Dati Personali: il trattamento potrà essere effettuato attraverso modalità automatizzate atte a memorizzare, elaborare e trasmettere i Dati Personali ed avverrà mediante misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la sicurezza, la riservatezza, l’integrità, la disponibilità e la resilienza dei sistemi informatici, nonché mediante misure ragionevoli per cancellare o rettificare tempestivamente i dati inesatti rispetto alle finalità per le quali sono trattati;

3. la suddivisione dei compiti dei Contitolari in relazione alle singole attività di trattamento dei dati e la ripartizione delle rispettive responsabilità: nello specifico i Contitolari condividono e trattano i Dati Personali per l’esclusiva finalità di garantire la sicurezza degli Interessati e dei locali aziendali. I Contitolari provvedono a rispettare gli obblighi di informazione nei confronti degli Interessati ai sensi dell’art. 13 del GDPR;

4. l’adozione di misure di sicurezza tecniche ed organizzative per garantire la sicurezza dei dati personali, come previsto dall’art. 32 del GDPR, tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni in loro possesso. Le misure devono garantire la riservatezza, integrità, disponibilità e resilienza dei sistemi e servizi che trattano i dati, permettendo anche il rapido ripristino in caso di incidenti fisici o tecnici. Eventuali modifiche delle misure di sicurezza, a seguito di aggiornamenti normativi o cambiamenti nei rischi e nelle tecnologie, dovranno essere adottate previa analisi dei rischi. Inoltre, i Contitolari devono adottare procedure per verificare regolarmente l’efficacia delle misure di sicurezza adottate;

5. le modalità di adempimento degli obblighi derivanti dalla normativa privacy e da eventuali linee guida e codici di condotta applicabili di volta in volta (a titolo esemplificativo la comunicazione delle informative di cui agli artt. 13 e del 14 del GDPR; la risposta ad eventuali richieste da parte degli Interessati; la comunicazione di eventuali data breach al Garante e/o agli Interessati).

I Contitolari si impegnano, inoltre, a considerare strettamente confidenziale tutto il materiale fra di essi scambiato, e si impegnano ad utilizzare tali informazioni solamente per gli scopi previsti dall’Accordo e/o per l’adempimento di obblighi di leggi, nonché da disposizioni impartite dal Garante, o altre autorità comunque legittimate dalla legge.
I reclami e le richieste di esercizio dei diritti presentati dagli Interessati saranno gestiti dai Contitolari secondo la rispettiva ripartizione di competenze, nel rispetto del GDPR e dell’ulteriore normativa tempo per tempo applicabile al trattamento dei dati personali. Gli Interessati potranno esercitare i propri diritti nei confronti dei Contitolari ai sensi dell’art. 26, paragrafo 3 del GDPR, agendo dinanzi al Garante e/o altra autorità competente, nonché nei confronti di ciascun Contitolare, indipendentemente dall’altro, ai seguenti indirizzi:

H-Farm S.p.A.
e-mail: privacy@h-farm.com
via Sile 41, 31056, Roncade (TV)
H-Farm Education S.r.l.
e-mail: privacy@h-farm.com
via Sile 41, 31056, Roncade (TV)
H-International School S.r.l.
e-mail: office.ve@h-is.com
via Adriano Olivetti 1, 31056, Roncade (TV)